Политика обработки персональных данных

Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и применяется ко всей обработке персональных данных в портале управления подрядными организациями, включая его веб-интерфейс, информационные системы, файлы, журналы событий и резервные копии.

Оператор включён в реестр операторов Роскомнадзора под регистрационным номером 36-22-006788 (откроется в новой вкладке).

Уведомление оператора в Роскомнадзор охватывает автоматизированную обработку для оформления доступа и допуска на территорию, данные сотрудников подрядных организаций, паспортные сведения, сведения о медицинских осмотрах и фотографии. Помимо настоящей политики оператором утверждены обязательные локальные акты, процедуры обработки, хранения и уничтожения данных, реагирования на инциденты и рассмотрения обращений.

Оператор обрабатывает персональные данные на следующих принципах:

• законность, добросовестность и прозрачность обработки;
• обработка только для заранее определённых и законных целей;
• соответствие состава и объёма данных заявленным целям и отказ от избыточного сбора;
• точность и актуальность данных, возможность их исправления;
• ограничение сроков хранения целями обработки и требованиями законодательства;
• конфиденциальность и применение правовых, организационных и технических мер защиты.

В портале могут обрабатываться данные пользователей портала, сотрудников и представителей подрядных организаций, работников и представителей оператора, ответственных за участки, проверяющих и иных лиц, участвующих в оформлении допуска, контроле безопасности и расследовании нарушений.

Портал не выполняет автоматическое распознавание лиц. Использование фотографии для визуального подтверждения личности и оформления допуска предусмотрено письменным согласием и локальными актами оператора. Если способ использования фотографии относится к обработке биометрических персональных данных, применяется специальный порядок статьи 11 Закона № 152-ФЗ.

Персональные данные обрабатываются для:

• создания учётных записей, аутентификации и разграничения доступа;
• ведения сведений о подрядных организациях и их сотрудниках;
• проверки документов, согласования допуска и оформления пропусков;
• формирования и исполнения нарядов-допусков;
• проведения проверок, ведения чек-листов и учёта нарушений требований безопасности;
• направления служебных уведомлений и обработки обращений;
• обеспечения безопасности портала, аудита действий, расследования инцидентов и защиты законных прав оператора.

Для обработки данных сотрудников подрядных организаций оператор получает отдельные письменные согласия. В них указаны ЗАО «ВШЗ», цели допуска и доступа, перечень данных, включая паспортные сведения, сведения о медицинских осмотрах и фотографию, действия с ними с использованием средств автоматизации, срок действия, способ отзыва и подпись субъекта. Согласие оформляется отдельно от иных документов. Для отдельных операций также могут применяться прямо предусмотренные законом основания.

Договор между оператором и подрядной организацией сам по себе не заменяет согласие сотрудника подрядчика в тех случаях, когда закон требует получить такое согласие. Подрядная организация передаёт данные только после оформления необходимых документов, а обязанность подтвердить применимое основание несёт оператор.

Данные могут поступать:

• непосредственно от субъекта через его учётную запись;
• от подрядной организации или её уполномоченного представителя;
• от уполномоченных работников оператора в ходе оформления допуска и производственного контроля;
• автоматически при использовании портала — в виде технических журналов и данных сессии.

Когда данные получены не от самого субъекта, субъекту до начала обработки должна быть предоставлена информация, предусмотренная частью 3 статьи 18 Закона № 152-ФЗ, если закон не устанавливает исключение. Подрядная организация обязана иметь законное основание для передачи данных оператору.

Обработка выполняется с использованием средств автоматизации и без них. Операции могут включать сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление уполномоченным лицам, блокирование, удаление и уничтожение. Первичные решения о допуске и согласовании принимаются уполномоченными лицами. Система выполняет календарное изменение статуса ранее проверенного документа или выданного пропуска при наступлении указанной в нём даты.

Портал может автоматически пересчитывать сроки и формировать служебные уведомления. Возражение по результату автоматической операции можно направить оператору в порядке, указанном в разделе 9; его рассматривает уполномоченное лицо.

Доступ к данным получают только авторизованные пользователи в пределах назначенных им ролей и служебных полномочий. Данные могут предоставляться подрядным организациям в отношении их сотрудников, уполномоченным работникам оператора, а также государственным органам в случаях, установленных законом.

Основная база данных и загруженные файлы размещены локально на инфраструктуре оператора в Российской Федерации. Внешний хостинг и внешнее файловое хранилище для них не используются; отдельным внешним каналом является только описанная ниже почтовая доставка.

Служебные email-уведомления доставляются через настроенный оператором SMTP-сервер. Для доставки используются только адрес получателя, минимально необходимые служебные поля письма и текст уведомления; копии паспортов, медицинские документы, фотографии и иные загруженные файлы к письмам не прикладываются.

Пользователь самостоятельно подтверждает обработку указанного email и получение на него служебных уведомлений и ссылок для восстановления пароля. Факт принятия фиксируется в журнале аудита с идентификатором учётной записи, датой и временем, версией текста, IP-адресом и User-Agent. Согласие можно отозвать, удалив email в меню профиля; после этого почтовая доставка и восстановление пароля по почте прекращаются, а внутренние уведомления портала продолжают работать.

Продажа персональных данных и их распространение неопределённому кругу лиц не являются целями работы портала.

Основная база данных, хранилище загруженных файлов и резервные копии портала находятся на территории Российской Федерации. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных организуются с учётом части 5 статьи 18 Закона № 152-ФЗ. Отдельный канал почтовой доставки описан в разделе 6.

Идентифицируемые данные сотрудника хранятся, пока продолжаются сотрудничество и цель оформления либо поддержания доступа. Прекращение сотрудничества или утрата необходимости запускают утверждённую процедуру: сначала профиль архивируется с блокированием обычного доступа, затем ответственное лицо проверяет отсутствие другого законного основания и санкционирует необратимое уничтожение не позднее 30 дней. Архивирование является только временной мерой ограничения доступа и не заменяет уничтожение.

Уничтожение выполняется уполномоченным лицом по утверждённой процедуре, а не произвольно пользователем и не только по факту нажатия кнопки «Удалить». Прямые данные профиля, учётная запись, документы, фотография и файлы уничтожаются; исторические наряды, согласования, чек-листы и нарушения удаляются либо остаются только обезличенными. Организация удаляется или сохраняется как техническая отметка без реквизитов представителей и контактных персональных данных. Если закон требует продолжить хранение, данные блокируются от использования вне такого основания и срока.

Резервные копии выбывают по утверждённому циклу ротации. При восстановлении копии актуальный реестр уничтожения сверяется с оформленными оператором актами, после чего ранее уничтоженные данные удаляются повторно до возврата системы пользователям. Уничтожение подтверждается актом и выгрузкой из журнала регистрации событий в порядке, установленном приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры в соответствии со статьями 18.1 и 19 Закона № 152-ФЗ. В портале применяются аутентификация, ролевое разграничение доступа, ограничение доступа к файлам, управление сроком сессий, регистрация значимых действий и событий безопасности, резервное копирование и защищённая передача данных по сети.

Состав мер определяется и пересматривается по результатам оценки возможного вреда, определения уровня защищённости информационной системы и модели актуальных угроз. Сведения о конкретных настройках и средствах защиты не публикуются, если их раскрытие может снизить уровень безопасности.

Субъект вправе:

• получить сведения об обработке своих данных и доступ к ним;
• потребовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных или ненужных данных;
• отозвать согласие, понимая, что обработка может продолжиться при наличии другого законного основания;
• потребовать прекращения обработки, если у оператора отсутствует другое законное основание для её продолжения;
• обжаловать действия оператора в Роскомнадзор или в суд;
• защищать свои права и требовать возмещения убытков в установленном законом порядке.

Ответ на запрос о доступе предоставляется в течение 10 рабочих дней; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением. Оператор вправе запросить дополнительные сведения, необходимые для подтверждения личности заявителя и предотвращения раскрытия данных постороннему лицу.

Портал использует только необходимые cookies для входа, поддержания защищённой сессии и предотвращения несанкционированного доступа. Рекламные и аналитические cookies в текущей редакции портала не используются.